В номенклатуре дел НОУ СОШ «Экспресс», документы группируются в соответствии с тем функционалом, который возложен на каждое из ответственных лиц:

Øдокументы директора (01);

Øдокументы координатора (02);

Øдокументы заместителей директора (03);

Øдокументы по кадровым вопросам (04);

Øдокументы заместителя по АХЧ (05);

Øдокументы бухгалтерского учета (06).

Маркировка и сроки хранения:

1.       Первые две цифры – индекс дела.

2.       Вторые две цифры – наименование документа.

3.       Сроки хранения документов определяется «Перечнем основных управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» (М.: Всесоюзный НИИ документирования и архивных дел МГУ, 2000).

Документы директора (01).

01-01   Свидетельство о регистрации (постоянно[1]).

01-02   Учредительные договоры (постоянно).

01-03   Устав общеобразовательного учреждения. Подлинник (постоянно).

01-04   Договор аренды или контракт на право оперативного управления нежилым фондом (до замены).

01-05   Акты приема-передачи землепользования, а также на пользование зданий, помещений (постоянно).

01-06   Акты сдачи-приемки готовности ОУ органам надзора (постоянно).

01-07   Лицензии на различные виды образовательной деятельности ОУ (постоянно).

01-08   Свидетельства о государственной аттестации и аккредитации ОУ (постоянно).

01-09   Коллективный договор (до замены).

01-10   Образовательная программа ОУ (до замены).

01-11   Проект развития ОУ (постоянно).

01-12   Положения, правила и другие локальные акты о направлениях деятельности ОУ (постоянно).

01-13   Договоры со сторонними организациями (до замены).

01-14   Книги учета выдачи документов государственного образца (постоянно).

01-15   Книга учета похвальных листов и грамот (постоянно).

01-16   Приемно-сдаточные акты, составленные при смене руководства (постоянно).

01-17   Тарификационные списки (до замены).

01-18   Номенклатура дел ОУ (до замены).

01-19   Приказ об учебной политике.

Документы координатора (02).

02-01   Номенклатура дел (до замены).

02-02   Документы Министерства образования РФ (на период действия).

02-03   Приказы органов управления образования (на период действия).

02-04   Приказы директора школы по основной деятельности и кадровым вопросам (5 лет).

02-05   Положения, правила и другие локальные акты о направлениях деятельности ОУ (до замены).

02-06   Должностные инструкции (до замены).

02-07   Паспорт ОУ (постоянно).

02-08   Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции, выдачи справок (3 года).

02-09   Алфавитная книга записи учащихся (50 лет).

02-10   Личные дела учащихся (3 года).

02-11   Документы по охране труда, технике безопасности и пожарной безопасности (до замены).

02-12   Акты, справки и другие документы о несчастных случаях с учащимися и сотрудниками (постоянно).

02-13   Документы, регламентирующие деятельность ОУ в экстремальных ситуациях (постоянно).

02-14   Документы по работе с заявлениями, жалобами и письмами родителей (10 лет).

Документы заместителей директора ОУ (03).

03-01   Образовательная программа ОУ (до замены).

03-02   Годовой план работы (календарно-тематический план) ОУ (3 года).

03-03   Учебные программы и планы (до замены).

03-04   Статистические отчеты о работе школы (ФФ. ОШ-1, ОШ-2, ОШ-3, ОШ-6, ОШ-9, 3-фк) (10 лет).

03-05   Расписание занятий (уроков, факультативов, кружков) (до замены).

03-06   Протоколы заседаний педагогического совета школы и документов к ним (постоянно).

03-08   Материалы по проверке ОУ вышестоящими органами и органами надзора (5 лет).

03-09   Справки по организации деятельности ОУ (5 лет).

03-10   Документы по анализу результативности деятельности ОУ (материалы срезовых работ, проверка уровня обученности и др.) (5 лет).

03-11   Классные журналы (5 лет. После 5-летнего хранения из журналов изымаются страницы со сводными данными успеваемости и перевода учащихся данного класса. Сформированные за год дела хранятся не менее 5 лет).

03-12   Журнал учета пропущенных и замещенных уроков (5 лет).

03-13   Журнал группы продленного дня (5 лет).

03-14   Журналы факультативных занятий и кружковой работы.

03-15   Материалы по подготовке итоговой аттестации (билеты, темы рефератов, регламент работы по подготовке к итоговой аттестации, протоколы экзаменационных комиссий, экзаменационные работы учащихся за прошлые годы, документы об освобождении учащихся) (1 год. ЭПК По решению ЭПК лучшие работы могут быть отобраны на государственное хранение).

03-16   Материалы по экспериментальной работе (5 лет).

03-17   Материалы по работе методического совета ОУ и документы по работе методических объединений (постоянно).

03-18   Документы по аттестации работников (75 лет – возраст Могут храниться в личных делах).

03-19   Документы по совместной работе с муниципальными, правоохранительными, социальными службами, вузами и другими органами (5 лет).

03-20   Документы по организации трудового и производственного обучения (5 лет).

03-21   Материалы по работе с родителями (3 года).

Документы по кадровым вопросам (04).

04-01   Приказы директора ОУ о личном составе работников и документы к ним (75 лет).

04-02   Приказы об отпусках, командировках, поощрениях, наложении взысканий и прочие (3 года).

04-03   Личные дела педагогических и других работников ОУ (75 лет — возраст).

04-04   Личные карточки рабочих и служащих (ф. Т-2) (75 лет – возраст. Могут храниться в личных делах).

04-05   Книга учета личного состава педагогических работников ОУ (постоянно).

04-06   Трудовые книжки (до востребования).

04-07   Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (50 лет).

04-08   Документы по аттестации педагогических работников ОУ (планы, протоколы, характеристики).

04-09   Трудовые договоры (контракты).

Документы заместителя директора ОУ по административно-хозяйственной части (05).

05-01   Документы, регламентирующие взаимодействия ОУ с органами надзора.

05-02   Гигиенические требования к условиям обучения школьников в ОУ.

05-03   Инвентарные описи основных средств и библиотечного фонда, сличительные ведомости и другие материалы по инвентаризации, переписка по организационно-хозяйственным вопросам.

05-04   Книга учета хозяйственного имущества и материалов.

05-05   Акты приема, сдачи и списания имущества, материалов.

05-06   Технические паспорта на приборы и оборудование.

Документы бухгалтерского учета (06).

06-01   Лицевые счета по начислению зарплаты (75 лет — возраст. Все бухгалтерские документы хранятся не менее 6 лет).

06-02   Хозяйственные договоры ПБУ.

06-03   Главная книга.

06-04   Кассовая книга и оборотные ведомости.

06-05   Документы финансово-бухгалтерской отчетности.

06-06   Документы кассово-мемориального характера со всеми приложениями к ним.

06-07   Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности ОУ.

06-08   Отчеты по финансированию.

06-09   Документы по переоценке основных фондов.

06-10   Копии кадровых приказов (75 лет – возраст)

06-11   Штатное расписание, тарификационные списки.

06-12   Листки нетрудоспособности и документы об оплате листков нетрудоспособности (75 лет – возраст).

06-13   Исполнительные листы.

06-14   Документы о выплате пособий на детей и компенсаций.

06-15   Договоры о материальной ответственности.

06-16   Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности).

06-17   Справки, предоставляемые в бухгалтерию на оплату учебных отпусков, получение льгот по налогам и др.

06-18   Табели рабочего времени.

06-19   Приказ об учетной номенклатуре учащихся (75 лет).